Key Themes - Key Factors - assesment

         Memahami :

                          Key Themes - Key Factors - Criteria Respond          
                                               

Setiap organisasi yang di asses menggunakan kriteria "Baldridge Excellence Framework", akan mendapatkan Feedback Report. Adapun Feedback Report . Dalam Dokumen  terdiri dari tiga topik utama  utama yakni : Key Themes - Key Factors dan Criteria Respond. Mudah-mudahan dengan penjelasan dibawah ini dapat memberikan nuansa bagi  pimpinan perusahaan / organisasi bahwa sebenarnya ada cara yang lebih  effisien dalam meningkatkan atau memperbaiki kinerja organisasi, yakni dengan menerapkan Baldridge Excellence Framework.  Dengan cara mengimplementasikan metode ini sudah ribuan organisasi /perusahaan di Amerika Serikat  menjadi perusahaan yang berdaya saing tinggi di Dunia (visit www blogrige usa).

1. Key Themes / Executive Summary, merupakan ringkasan hasil assesmen yang dilakukan team Examiner yang perlu diangkat kepermukaan dan menjadi perhatian utama para pimpinan perusahaan  karena berpengaruh besar terhadap keberlanjutan keberhasilan perusahaan kedepan. Key Themes disajikan oleh team examiner atas dasar  hasil assesment terhadap keseluruhan proses-proses yang ada di organisasi dan menemukan hal-hal yang menjadi  Kekuatan- Kekuatan Utama yang perlu dijadikan perhatian utama, karena  dalam Kekuatan- Kekuatan tersebut  juga ada tersirat ancaman- ancaman.Kekuatan-kekuatan dan ancaman- ancaman ini yang diexplore oleh team examiner dalam bentuk pernyataan- pernyataan yang dikenal sebagai Opportunities  for Improvement atau OFI-OFI didalam dokumen Feedback Report.

2.Key Factors, adalah faktor-faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan organisasi dalam operasional sehari-hari . Kegunaanya adalah untuk memudahkan manajemen dalam mengelola jalannya roda organisasi, karenanya, menemukan/ mengenali key factors yang ada di organisasi menjadi sangat fundamental dan penting.

Adapun cara,  untuk menemukan  Key Factor   adalah  dengan merujuk pada respon aplikan terhadap requirement/ persyaratan pada Organisasi Profile (OP) di Dokumen Aplikasi yang disusun oleh Aplikan.

(OP itu adalah gambaran singkat (snaps shot) organisasi anda, hal- hal penting yang berpengaruh pada bagaimana organisasi dioperasikan, dan  lingkungan kompetitif anda.  OP juga titik awal yang paling penting untuk self asesment dan untuk penulisan Dokumen Aplikasi (DA).

Dalam praktek awarding, key factors disusun  dalam lembaran kertas kerja. Key Factors ini dijadikan   bagian dari isi  Feedback Report Dokumen yang tentu dapat dijadikan  pegangan oleh Pimpinan perusahaan dalam mengefisiensikan kerja dalam menjalankan tugasnya.

Dalam praktek  assesmen,  key factors dijadikan salah satu pegangan atau alat oleh para Examiner sewaktu on desk dan site visit assemen yakni untuk menelusuri sendi-sendi  setiap porses-proses dan result organisas dalam  melakukan  klarifikasi dan verifikasi data dan informasi yang disajikan oleh aplikan dalam  Dokumen Aplikasi.

Dalam praktek operasi harian management, key factors yg tersusun  secara sistimatis adalah sebagai peta dan penunjuk jalan, sehingga  memudahkan para pimpinan dalam melaksanakan tugas nya dan akan terhindarkan dari kehilangan waktu dan  ketergantungan pihak  lain, terutama dalam situasi yang kritis, dimana waktu adalah uang (the more delay the more lost or damage will be  happend) maka dengan mengetahui key factors secara akurat maka terhindar dari hal-hal yang sepele atau seperti salah "alamat/topik",  "diagnosa" dll.

3. Criteria Respond, adalah uraian pernyataan atau komment tentang Strength dan OFI-OFI pada  ke 7 (tujuh) kategori,  yang disimpulkan oleh team examiner baik hasil dari ondesk dan   site visit assesment. Adapun pemberian score dilakukan merujuk pada scoring guideline yang telah dirumuskan dalam buku Baldridge Excellence Framework.  Adapun  pencapaian Level/Band dan score  aplikan adalah merupakan  konsekwensi  dari pada kualitas performance aplikan.

Isi dari ke 3 topik diatas haruslah didapatkan melaui proses Assesment. Assesment adalah memotret kinerja perusaaan melalui penilaian kualitas kesistiman (System and proses) dan kualitas hasil-hasil (results) dilihat dari sudut pandang Keselarasan (alignment) dan Keterpaduan (integration) melalui sintesa secara menyeluruh ( holistic ).  Dengan demikian  hasil assesment sangat komprehensif karena  menyentuh seluruh aspek aspek atau syaraf-syaraf organisasi .

Adapun Data dan Informasi berasal dari dua sumber yaitu Dokumen Aplikasi (DA) dan informasi hasil klarifikasi dan validasi pada saat site visit.

Assesment .

Pelaksanaan  assement diawali dengan cara diagnosis dan sintesis dilakukan berdasarkan dua (2) sudut pandang yaitu penilaian kualitas proses dan penilaian kualitas hasil berdasarkan kriteria atau requirment Baldridge Excellence Framework.
 

1. Kualitas Proses dinilai berdasarkan dimensi Pendekatan, Penyebaran, Pembelajaran dan Integrasi mengelola organisasi dengan mempertimbangkan sbb :

• Seberapa sistimatik pendekatan atau metode yang dibangun.
• Seberapa besar pengaruh metode diperbaaiki agar tetap selaras dengan kebijakan dan operasional.
• Seberapa kuat pendekatan yang diperbaiki terjadi sinerji di semua jajaran Departemen/Bagian dan personal sesuai kebutuhan organisasi.

2. Kualitas Hasil dinilai berdasarkan dimensi Level, Trend/Pencapaian , Comparation/Pembandingan dan Integrasi,  performansi yang dihasilkan sebagai dampak dari kualitas Proses yaitu :

• Seberapa tinggi kecenderungan Hasil memenuhi misi organisasi.
• Sebarapa unggul dibandingkan pesaing , benchmark yang relevan atau organisasi  yang sejenis.
• Seberapa luas dan dalam indikator- indikator yang dilaporkan.

Mudah- mudahan tulisan ini akan membuka cakrawala para pembaca dalam memahami apa dan bagaimana Baldridge Excelllence Framework
jakarta maret 24- 2016 fts.   Sumber : Tumpal Siregar - Winartha .   di copy dari www.iqaf.org

kinerja ekselen

Feedback Report

                                    

Feedback Report

by Tumpal Siregar

Feedback Report- Umpan Balik merupakan kumpulan pernyataan tentang kematangan "proses dan performansi Hasil aplikan berdasarkan informasi yang dikumpulkan oleh tim Examiner IQA Foundation selama 7 hari pada waktu side visit.

Pernyataan-pernyataan dalam Umpan Balik ini menggambarkan kualitas proses dan kualitas hasil dari diagnosis dan sintesis terhadap infomasi holistik kondisi aplikan yang dikumpulkan selama site visit  dan dikelompokan menurut urutan kategori Balridge Excellence Framework dalam menyikapi gagasan strategi dan rencana kerja aplikan untuk mencapai tujuan organisasi . Data dan informasi berasal dari dua sumber yaitu DA dan informasi hasil klarifikasi dan verifikasi pada saat site visit.

Adapun Data dan Informasi berasal dari dua sumber yaitu Dokumen Aplikasi (DA) dan informasi hasil klarifikasi dan validasi pada saat side visit.

Diagnosis dan sintesis dilakukan berdasarkan dua (2) sudut pandang yaitu penilaian kualitas proses dan penilaian kualitas hasil berdasarkan Baldridge Excellence Framework, yaitu :

1. Kualitas Proses dinilai berdasarkan dimensi Pendekatan, Penyebaran, Pembelajaran dan Integrasi mengelola organisasi dengan mempertimbangkan sbb :

• Seberapa sistimatik pendekatan atau metode yang dibangun.
• Seberapa besar pengaruh metode diperbaaiki agar tetap selaras dengan kebijakan dan operasional.
• Seberapa kuat pendekatan yang diperbaiki terjadi sinerji di semua jajaran Departemen/Bagian dan personal sesuai kebutuhan organisasi.

2. Kualitas Hasil dinilai berdasarkan dimensi Level, Trend/Pencapaian , Comparation/Pembandingan dan Integrasi,  performansi yang dihasilkan sebagai dampak dari kualitas Proses yaitu :

• Seberapa tinggi kecenderungan Hasil memenuhi misi organisasi.
• Sebarapa unggul dibandingkan pesaing , Benchmark yang relevan atau organisasi  yang sejenis.
• Seberapa luas dan dalam indikator- indikator yang dilaporkan. 

Adapun susunan Dokumen Feedback Report terdiri dari tiga bagian penting, yakni :

a. Key Themes b. Key Factors dan c.Criteria Respond.

Feedback Report / Umpan Balik dapat dijadikan dasar aplikan untuk melakukan perbaikan kinerja organisasi karena dalam Feedback Report Dokumen ini berisi tentang pernyataan- pernyataan yang mengomentari tentang Kekuatan/ Strength  dan pernyataan- pernyataan  tentang Peluang Perbaikan atau Opportunities for Improvement (OFI) yang bila ditindak lanjuti akan meningkatkan kinerja Aplikan. 

Jakarta jan 2016.- fts   di copy dari www iqaf.org

kepemimpinan

Entire Integrated Management System

 "Sekalipun perusahaan menerapkan program- program managemen serti Balnce Score Card, Six Sygma,   Lean Enterprise ISO 9000 Cerification,  Management by Objective, Activity-based Costing dan lainnya menghasilkan beberapa hasil yang baik, namun bila para pemimpin tidak fokus pada Integrated Management System (IMS) yang menyeluruh, maka pencapain kinerja perusahaan tidak optimum !",  Mark  L Blazey.


Mari bekerja pintar!Implementasikan  BEF (Baldridge Excellence Framework) biarlah sistem yang bekerja ! Pertanyaan- pertanyaan Baldridge akan menjawab dengan sendirinya akan  hal-hal apa yang harus Anda prioritaskan untuk dilakukan, nggak usah ragu!  di Amerika sudah ribuan perusahaan yang mengimplementasikan metodeini dan mengenyam faedahnya!
Jawaban Anda terhadap pertanyaan Baldridge akan menggiring Anda  ke level dan  cara pandang yang lebih tinggi dan luas dengan demikian memudahkan Anda untuk membuat design/ rencana atau tindakan perbaikan kedepan.    

BEF   Isinya adalah  susunan pertanyaan- pertanyaan yang runtun dan sistimatik masuk ke wilayah proses-proses yang ada dalam satu organisasi. BEF .digambarkan dalam  suatu kerangka  yang berbentuk Kue Tart (bolu) yang  ingredients bolu nya  adalah  Core Values n Concept (CVnC).

Dari CVnC ini kemudian di sarikan menjadi (7) tujuh kriteria Baldridge dan Organization Profile (P) pada bagian atasnya. Ditengah ada panah yang menggambarkan hubungan yang kuat antara segi tiga Penggerak  dan segi tiga Hasil. Anak panah lainnya  menggambarrkan hubungan antara satu proses dengan proses lainnya.

Ada 17 ITEMS dan  35 Area yang disasar dilengkapi oleh 365 pertanyaan basic overall dan multiple. Gunanya  untuk mengetahui bagaimana kualitas-kualitas pada proses dan hasil ,  sekaligus menyoroti  kualitas proses-proses yang masih ditingkatkan..

Adapun cara pandang terhadap kerangka ini haruslah dipandang secara kesisteman yang Holistik/Kesatuan  yakni 11 core n values 7 kriteria Baldridge dan Scoring Guideline.

Dengan demikian  penialaian suatu kinerja organisasi melalui BEF ini menjadi akurat dan akan melengkapi essensinya sebagai metode peningkatan dan perbaikan kinerja organisasi.

Sedangkan tentang bagaimana Baldridge mengintergrasikan sistem sitem manjemen yang ada di organisasi berikut adalah testimoni dari Bapak Darmawan CEO PT Astra Daihatsu Motor :


"Indonesian Quality Award (IQA) has opened up our horizon on quality management and its spirit will always inspire our organization to systimatically improve our management, system and operation  toward an excellent performance enterprise. Malcolm Baldridge will enable us to formulate the foundation in aligning the existing systems and resources within our organization and as such to make comprehensive approach for achieving excellence performance". Sudirman MR.  

 Jakarta end oct 15. fts . sumber . di copy dari  http://iqaf.org

Perbaikan Kinerja Ekselen dengan "Baldridge Excellence Framework" (BEF)

       Perbaikan Kinerja Ekselen dengan

       "Baldridge Excellence Framework".

"Banyak hal perbaikan dan perubahan kinerja organisasi perusahaan dicapai oleh Organisasi/Perusahaan sejak meng- implementasikan kerangka Kerja Ekselen Baldridge. Feedback  hasil assesmen dari ajang Indonesian Quality Award dijadikan  andalan  atau petunjuk dalam menyusun tindakan perbaikan kinerja organisasi di perusahaan".

"Percepatan peningkatan kualitas kualitas proses dan manajemen terjadi melalui mekanisme sistem yang transparan, dapat dicermati setiap jajaran. Budaya kerja negatif terhapus dengan sendirinya. Suasana bekerja  menjadi sehat dan nyaman dan kondusif".
     Sugiharto penasehat IQA Foudation

Perbaikan kinerja merujuk  pada pernyataan OFI-OFI dalam Feedback, baik itu  Proses-Proses dan Hasil  dapat diwujudkan  dengan  sangat terarah dan terkendali,  baik dari segi waktu dan cost. Sangat effisien !";
Demikian sebagian rangkuman  dari kata pengantar Dokumen Aplikasi  para TOP Eksekutif Perusahaan  yang ikut serta  dalam ajang IQA award ke 10 dibulan November 2015 di Jakarta.

Kriteria Baldridge disusun   liwat proses dan perdebatan yang panjang.. Melibatkan para pimpinan-pimpinan perusahaan Raksasa , Pakar dan Akedimisi dari Perguran Tinggi, para Politisi dan Burokrakrat. Setiap 2 tahun sekali Kriteria di evaluasi dan perbaikan oleh BPEP NIST USA.
Mengapa baru dua tahun sekali dilakukan perbaikan? Karena untuk memasukan hal baru, maka hal baru itu harus sudah diuji-cobakan, kalau sudah terbukti maka baru bisa dilakukan perubahan dan dimasukan dalam kriteria.
BPEP melakukan  perubahan kriteria secara hati-hati dan ketat  karena tidak ingin satu bangunan yang sudah kokoh hancur karena kecerobohan atau arogansi. Resiko nya terlalu besar dan dapat menghancurkan predikat dan martabat NIST sebagai institusi yang mengawasi standard-standard teknologi industri Amerika yang dikenal mempunyai standard kualitas kelas satu.

Dengan alasan tersebut IQA Foundation  sejak  tahun 2005 sampai saat ini konsistent  menerapkan kriteria sama seperti  yang "asli" yang ada dalam buku yang dikeluarkan oleh Baldridge Performance Excellence Program NIST USA. Dengan demikian  hasil assesment dan penilaian oleh IQA Foundation hasilnya akan sama dan dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan assesmen  yang dilaksanakan oleh MBNQA NIST USA.terhadap perusahaan - perusahaan atau organisasi  di Amerika yang  mengikuti Malcolm Baldridge National Quality Award (MBNQA). Selain itu salah satu tujuan Aplikan untuk mengetahui posisi  daya saingnya di tingkat dunia dengan membandingkan score atau level Baldridge nya dapat dijawab.

Yang menjadi tantangan baru  adalah bagaimana IQA Foundation sebagai satu-satu-nya institusi yang credible melaksanakan assemen dengan menggunakan kreteria "Baldridge Excellence Framework"  bisa terus menerus membina dan meningkatkan kualitas para senior examiner-nya.
Banyak nya aplikan yang sudah mempunyai nilai 500 keatas tentu menuntut para Examiner agar meningkatan dan memperkaya  wawasan wawasan dan pemahaman tentang kualitas -kualitas  ke ekselenan yang terjadi pada organisassi/perusahaan kelas Dunia! Dan itu tentu tidak mudah! perlu usaha lebih dan  kerja lebih ! Namun harus !!

jakarta Oktber 15. fts :  sumber di copy dari  http://iqaf.org

Luncheon Meeting IQA Foundation

           Perguruan Tinggi - IQA Foundation Luncheon Meeting

IQA Foundation  didirikan untuk  mengembangkan Baldridge Excellence Framework (BEF)  di    Indonesia. Sejalan dengan itu  maka pada tanggal 27 Mei 2015 di Hotel Century Jakarta, mengadakan acara Luncheon Meeting  dengan  mengundang Perguruan Tinggi di Indonesia. Hadir pada saat  itu  lebih  dari 30  Perguruan Tinggi yang diwakili oleh Rektor/ Wakil Rektor dan kepala bagian Penjamin Mutu .

I Nyoman Tjager

I Nyoman Tjager sebagai Pembina IQA Foundation , pada sambutan  pembukanya   mengulas balik bagaimana peran Baldridge dalam membangun kembali kinerja organisasi non business dan business di Amerika yang hampir kolaps/ hancur akibat  lengah  mempertahankan keunggulan produk-produk mereka baik didunia bahkan didalam negeri sendiri  akibat gempuran produk dari Jepangpada akhir tahun 1990 han.

Namun  keadaan itu tidak berlangsung lama . Awal tahun 1994 ekonomi Amerika sudah kembali berjaya, produk- produk bermerek made in USA sudah kembali mengungguli produk- produk  made ini Japan. Ini  berkat penerapan metode perbaikan kinerja Baldridge Excellence Framework yang didukung penuh oleh pemerintahan Amerika liwat Kementerian Perdangangannya yang waktu itu dipimpin Malcolm Baldridge. Kongres Amerika menyetujuai  pemberian nama Malcolm Baldridge Quality Award sebagai pengganti nama American Quality Award, untuk mengenang jasa- jasa Malcolm Baldridge yang meninggal akibat kecelakaan "Rodeo". Award-nya diserahkan langsung oleh Presiden Ameriuka Serikat kepada penerimanya.

"Kriteria ini sudah proven dan banyak dijadikan rujukan di negara- negara maju lainnya, jadi para penyelenggara Perguruan tinggi tidak usah ragu untuk mengimplementasikannya untuk mengejar ketertinggalannya dan masuk dalam jajaran Universitas yang berkelas dunia", demikian ajakan Pak Nyoman Tjager ini yang juga mejabat Presiden Komisaris Jakarta Stok Exchange mengakhiri sambutannya..

Kriteria Kinerja Ekselen Baldridge Excellence Framework ", merupakan alat diagnosa komprehensif yang memberi kemampuan kepada Perguruan Tinggi untuk mengetahui tingkat ekselen kinerja dan daya saing globalnya. Memberi tuntunan kepada para Pimpinan Perguruan Tinggi untuk memperbaiki kinerjanya secara menyeluruh (Total Solution), dengan pendekatan Total Quality Management (TQM)", demikian antara lain sambutan dan penjelasan Orie A Soetadji ketua Umum IQA Foundation pada kesempatan itu kepada peserta yang hadir.

Intinya perbaikan kinerja organisasi menggunakan BEF ialah perbaikan secara keseluruhan diseluruh Proses-  Proses dan Hasil-Hasil. Pertanyaan "why"  yang disusun dalam buku kriteria, kalau dijawab dan diikuti secara mendalam  akan menjawab dengan sendirinya tentang kualitas  proses- proses yang sedang berjalan dan sekaligus membuka horison atau  cara pandang organisasi dalam melihat/menilai kualitas  proses-proses dan hasil-hasil yang pada akhirnya akan menuntun dan membuka cakrawala  para eksekutif dalam menelaah/  melihat  organisasi pada 5,10,  atau 15 tahun dan seterusnya kedepan.

 Memang perlu usaha keras, apalagi pada tahap awal atau permulaan , tapi seiring dengan semakin tertatanya proses-proses  maka perbaikan dikemudian akan lebih mudah dan cepat dan lebih cepat lagi,  demikian antara lain sambutan dan penjelasan Orie A Soetadji ketua Umum IQA Foundation pada kesempatan itu kepada peserta yang hadir.

Adapun Pengenalan dan Pemahaman kontent dan struktur kriteria  , yang terdiri dari 1 Organanisasi Profle, 7 Kategori Kriteria dan  11 Core and Values yang dibingkai dalam satu bingkai atau  frame disebut Baldridge Excellence Framework yang  harus dilihat  secara  Holistik, dari sudut pandang Perspektif Kesisteman yang mencakup : “Core Values & Concepts”, “Scoring Guidelines” sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan dijelaskan kepada yang hadir  oleh Tumpal Siregar sebagai Direktur Eksekutif IQA Foundation.

Mengapa dan bagaimana BINUS menerpakan BEF ini?

 Sebagai Universitas yang mempunyai visi Menjadi Universtas Kelas Dunia maka diperlukan alat ukur yang juga berkelas dunia. Ini adalah alasan  sehingga BINUS mengimplementasikan metode BEF dengan cara . ikut IQA Award pada tahun 2011.  Hampir saja tidak ikut dalam IQA Award tahun 2012 hanya karena Pak J Wibowo H sebagai pendiri dan ayah dari T Widia Soerjaningsih  sebagai Rektor pertama BINUS yang meminta maka penerapan BEF di BINUS terus berlanjut hingga saat ini. Tahun ke 4  Binus sudah menjadi Universitas yang mewakili Asia dalam ajang MAKE AWARD International di USA. Saat ini Binus School of Business sedang dalam proses untuk mendapatkan Akreditasi AACSB Amerika. Dan untuk itu Binus terus memperbaiki dan meningkatkan skore Baldridge dengan  fokus pada  OFI-OFI yang ada dalam Feedback Report hasil assesmnet dari team Examiner IQAF dalam ajang IQA Award 2014. Dan sangat optimis bahwa Saat ini Binus  masih dilevel Good Performance dengan pencapaian skore sudah mendekati dan hampir menyebrang  level Emerging Industrial Leader di IQA Award 2015, demikian paparan yang disampaikan oleh Nelly, S.Kom MM  Vice Rector II  (Academic Operation & Resourcess) dan Dr. Dra Ienneke Indra Dewi S. Th Quality Management Center Manager,  yang juga  menjelaskan peran penggunaan  ISO 9000  sebagai alat  agar pencapain keekselenan yang dicapai melalui perbaikan  dari keikut sertaan IQA Award tidak kembali merosot. Sehingga continuos improvement di Binus selalu dimulai dari titik pencapaian tertinggi, yang paling akhir. dan  mengajak para peserta untuk tidak ragu ikut menerapkan metode Baldridge Excellence Framework ini.

Kisah Binus ini hampir sama seperti yang dialami oleh perusahaan pembuat pesawat terbang Boeing Air Craft Amerika yang awalnya hanya mampu mempruduksi 4 pesat perbulannya dan 4 tahun kemudian sudah mampu memproduksi 80 pesawat terbang perbulan.

Bagaimana memulainya menerapkan metode BEF di Organisasi kita?
Bagi organisasi yang baru mulai menerapkan akan terasa sulit. 
Mulai saja dari  menjawab pertanyaan yang ada di Profile Orginasisasi yang ada di buku Kriteria BEF atau kalau mau lebih dalam dengan membuat Dokumen Aplikasi secara mandiri (team). Kriteria BEF disusun secara sistimatis melalui proses yang panjang dihasilkan dari para best practiser, para pakar baik dari akedemisi dan burokrat yang sangat kosern terhadap kosep keeunggulan dan kualitas,  sudah proven di Dunia, jadi kita yang baru mau memahaminya  dan tidak perlu lagi memperdebatkan tentang konten kritria yang memang sulit dipahami bagi mereka yang belum pernah mengimplementasikannya, jadi  ikuti saja pertanyaan dan menjawab secara jujur  mengikuti atau menjawab pertanyaan pertanyaan yang tersusun dalam buku kriteria BEF. Maka pada satu titik kita akan merasakan bagaimana dan meyakini bahwa  BEF ini memang benar- benar luar biasa!( disarikan dari artikel-artikel di Blogrige NIST)
Mau tau rasa pedasnya Cabe Rawit? Gigit saja cabe-nya ! Mau tau hebatnya BEF? Buat dan Tulis saja Dokumen Aplikasi-nya !
jakarta june 2015.     Sumber di copy dari http://iqaf.org    Indonesian Quality Award web .  fts .-